Wat betekent de AVG voor onze school?

Als school hebben wij uiteraard ook te maken met nieuwe Europese wetgeving rondom privacy, te weten de AVG die per 25 mei 2018 ingegaan is. AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze wet komt nog sterker dan voorheen de nadruk te liggen op de bescherming van persoonsgegevens, door de versterking en uitbreiding van privacyrechten. Dat betekent ook meer verantwoordelijkheden voor organisaties met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens.

BS De Ravelinde wil betrokkenen goed voorlichten over de privacybescherming op school, over de rechten en plichten van leerlingen, ouders en medewerkers en over wat de school doet om privacyrisico’s te beperken. Dat proberen wij hieronder te doen.

Wat schrijft de AVG voor?

Essentieel in de AVG zijn een aantal zaken:

Scholen zijn verplicht om ondubbelzinning te onderbouwen waarom ze persoonsgegevens van leerlingen willen verzamelen en verwerken en hoe lang ze die gegevens willen bewaren.
Ook mogen er niet meer gegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk is. Voor het gebruik van foto’s en video’s van leerlingen is bijvoorbeeld toestemming van ouders nodig. Toestemming moet altijd worden vastgelegd met een handtekening van de ouder(s). Dit geldt ook voor het gebruik van digitale leermiddelen die persoonsgegevens verwerken.
Verder mogen persoonsgegevens niet in te zien zijn door personen die die gegevens niet nodig hebben.

Op BS De Ravelinde zullen we verder alles in het werk stellen om datalekken te voorkomen. Van een datalek is sprake als persoonsgegevens in verkeerde handen vallen of kunnen vallen, of kwijtraken. Wij hebben hier een datalekprotocol voor.

In het privacyreglement van Stichting Samenwerkingsscholen is beschreven hoe de school omgaat met persoonsgegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de GMR vastgesteld.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).

De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys.

Dit programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van de stichting die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. In de privacyverklaring op https://www.samenwerkingsscholenvpr.nl/kunt u precies lezen welke gegevens wij verzamelen.

Hoe zit het met digitale leermiddelen?

Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermiddelen. Hiervoor wordt een beperkte set met persoonsgegevens uitgewisseld met leveranciers om bijvoorbeeld een leerling te identificeren als die inlogt.

Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven. Een lijst van de leveranciers waar de school afspraken mee heeft gemaakt, is op te vragen bij het bestuur.

Wanneer wisselen wij gegevens uit?

Het kan nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk aan zorginstanties. Deze zijn vermeld in het privacyreglement. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen wij u vooraf toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.

Uw toestemming voor foto’s en video’s, delen van contactgegevens en gebruik van sociale media

Bij de inschrijving van uw kind(eren) vragen wij u om toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal, het delen van uw contactgegevens met andere ouders en het gebruik van sociale media door uw kind(eren). U hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. U kunt dit kenbaar maken via een mail aan de directeur.

Wij attenderen u ook tweemaal per jaar via de ouderavonden, schoolapp of nieuwsbrief op het feit dat u wel of geen toestemming voor het gebruik van foto’s heeft gegeven. Dit om u eraan te herinneren dat u wel of geen toestemming geven heeft en dat u deze te allen tijde mag wijzigen.

Foto’s en video’s maken en publiceren

Het is voor ouders toegestaan om foto’s/video’s te maken op school. Echter u mag alleen uw eigen kind fotograferen. De directeur van de school mag het fotograferen op de school verbieden.

Ook tijdens schoolactiviteiten die buiten school plaats vinden, zoals excursies of schoolreisjes kunnen er door ouders foto’s gemaakt worden. De school kan dit niet verbieden, maar vragen ouders wel om hier terughoudend in te zijn en deze beelden niet te delen via sociale media.

Onze functionaris gegevensbescherming kunt u bereiken via m.vanderhorst@cedgroep.nl

Edumare